Document Review & Discovery
In this post, I want to learn more about document review and discovery in the common law system. I have worked on two different document review projects and am somewhat familiar with how the actual review process works in practice but I would like to dig a bit deeper and share some thoughts and experiences for anyone interested. To get a lighter start to the subject, I wanted to include how Urban Dictionary defines document review;
"The fate of attorneys who don't graduate from the top 14 schools or in the top 10% of their class (...) You click on legal database software for 12 hours a day without being allowed to take breaks. It is a dead-end job with no benefits or chance of advancement. Most law students are blissfully unaware that this world even exists, but once they graduate, they become slaves to the doc review mill."
I must admit, I laughed out loud for this. I can say it is somewhat accurate; document review can be quite straightforward and boring at times. Yet, I wouldn't describe it as a "dead-end job with no benefits or chance of advancement." In my opinion document review gives an excellent introduction to the world of law and is a great start for any aspiring lawyer, especially people who speak other languages. I, for example, have gotten both of my document review jobs through my Finnish speaking skills. Another great thing is that you don't necessarily need to be a qualified lawyer to do document review. It is, thus, an excellent way to break into a foreign jurisdiction.
What is Document Review?
Based on my own experience, I would define document review as a process of going through an extensive amount of documents and tagging them for their relevance for the case. This is necessary if a company has for example been sued and ordered to discovery i.e a compulsory disclosure of relevant documents for the case under common law. It might come as a surprise to many but all communication and documentation on a work phone or computer ar e property of the company, even personal texts and family photos. If your company is required to supply documents for discovery, all those texts and photos are also under scrutiny. If the document contains relevant information for the case it might be submitted for further production.
Some people might be familiar with the task of going through documents and supplying them to opponents by watching TV shows like Suits and Good Wife. In reality, I am quite sure that no attorney does document review, at least not in the first levels. Nowadays almost all this is outsourced to legal service firms that use advanced technologies to review documents faster, more efficiently and with fewer costs.
Document Review in M&A
Document review can be done in the context of litigation, internal audits or mergers and acquisitions (M&A). Due to my public law background, I am still learning more about M&As. If you are also new to the concept; a merger usually happens when two companies join forces as a single new entity. Acquisition on the other hand happens when a company completely absorbs another company making the absorbed company lose its identity, rights, privileges, and liabilities to the "surviving" company.
During Clifford Change's virtual internship on Business and Human Rights, I learned that risks such as human trafficking in supply chains can be inherited through M&A. The company entering into such a transaction can be seen as complicit in any criminal activity of the other company. In addition to human rights violations and crimes, risks can also be financial and contractual. To avoid any surprises or legal claims, companies usually initiate appropriate due diligence prior to any financial transaction. This due diligence involves identifying and assessing the existing risks before signing any deals. It is, thus, a common practice to conduct document review and go through any relevant company data to mitigate risks and ensure a successful M&A.
Document Review in Litigation and Internal Audits
Like mentioned before, in common law jurisdictions, parties to a lawsuit can request evidence from each other through discovery. In litigation, document review is actually an important part of the case for both parties. It gives the plaintiff access to key information that could have been obscured otherwise but it also helps the defendant to understand the facts of the case, come up with different theories and in that way build a better defence.
Internal audits can be done to evaluate organisations' processes and quality or to comply with laws and regulations. Internal audits are a routine practice in many companies as they help to understand what is done right and what needs improvement. However, they are also done in cases of emergencies and failures like data leaks. If a company has been subjected to a cyber attack and personal information has been leaked, an internal audit to map the extent of the leak is required. This is done by reviewing the leaked documents and tagging them for any personal data under the relevant jurisdictions and regulations.
A Grim Destiny or an Excellent Opportunity?
In conclusion, I think that document review is an interesting domain and has given me a great opportunity to learn more about corporate law and litigation within common law jurisdictions. Especially because the nature of the work changes whether you work on litigation, M&A or internal audit case. In contrary to the Urban Dictionary's definition, I think it offers a lot of opportunities for advancement; it is an excellent chance to perfect skills like attention to detail and reading comprehension that are both essential for aspiring lawyers. I would personally recommend document review work to anyone who is still trying to gain more experience and confidence in the world of law.
Tässä postauksessa haluan oppia lisää document review'stä (epäsuora suomennos: asiakirjojen tarkastaminen/läpikäynti) ja discovery'stä (epäsuora suomennos: asiakirjojen julkistaminen/paljastaminen) tapaoikeudellisessa järjestelmässä. Olen itse työskennellyt kahdessa eri document review projektissa ja tiedän jonkin verran, miten prosessi toimii käytännössä, mutta haluaisin syventyä siihen lisää ja jakaa omia ajatuksiani ja kokemuksiani kaikille kiinnostuneille. Jotta aihe olisi hieman kevyempi, halusin jakaa, miten Urban Dictionary määrittelee document review'n;
"Niiden asianajajien kohtalo, jotka eivät valmistu 14:stä parhaasta koulusta tai luokkansa parhaan 10 prosentin joukossa (...) Napsutat lakitietokannan ohjelmistoa 12 tuntia päivässä ilman lupaa taukoihin. Se on idioottimainen työ ilman etuja tai mahdollisuutta edetä. Useimmat oikeustieteen opiskelijat eivät onnellisesti tiedä, että tämä maailma on edes olemassa, mutta valmistuttuaan heistä tulee document review-tehtaan orjia."
Pakko myöntää, että minä naurahdin tälle ääneen. Voin sanoa sen olevan jonkin verran oikeassa; document review voi olla toisinaan melko suoraviivaista ja tylsää. En kuitenkaan kuvailisi sitä "idioottimaiseksi työksi ilman etuja tai mahdollisuutta edetä." Mielestäni document review antaa erinomaisen esittelyn lain maailmaan ja on loistava alku kaikille asianajan urasta unelmoiville, etenkin muita kieliä puhuville. Olen itse esimerkiksi saanut molemmat document review työni suomenkielentaitoni kautta. Toinen hieno asia on, että sinun ei välttämättä tarvitse olla lupalakimies, mikä tekee siitä erinomaisen tavan tutustua ulkomaiselle lainalalle.
Oman kokemukseni perusteella määrittelen document review'n prosessiksi, jossa käydään läpi suuri määrä asiakirjoja ja määritellään niiden merkityksellisyys tapauksen kannalta. Tämä on tarpeen, jos yritys on esimerkiksi haastettu oikeuteen ja määrätty merkityksellisten asiakirjojen julkistamiseen tapaoikeuden alla (discovery). Saattaa tulla yllätyksenä monille, mutta kaikki viestit ja asiakirjat työpuhelimessa tai -tietokoneessa ovat yrityksen omaisuutta, jopa henkilökohtaiset tekstiviestit ja perhekuvat. Jos yrityksesi tulee toimittaa asiakirjoja "discovery'ä" varten, kaikki nämä tekstiviestit ja valokuvat ovat myös tutkinnan alla. Jos asiakirja sisältää tapaukselle merkityksellistä tietoa, se on toimitettava jatkoprosessointia varten.
Jotkut saattavat tuntea asiakirjojen läpikäymisprosessin ja niiden toimittamisen vastapuolelle televisio-ohjelmien, kuten Suits ja Good Wife kautta. Todellisuudessa olen varma, ettei yksikään asianajaja tee document review'tä, ainakaan ensimmäisillä tasoilla. Nykyään lähes kaikki tämä ulkoistetaan juridisille palveluyrityksille, jotka käyttävät edistyksellistä teknologiaa asiakirjojen tarkistamiseen nopeammin, tehokkaammin ja pienemmillä kustannuksilla.
Document review voidaan tehdä käräjöintien, sisäisten tarkastusten tai fuusioiden ja yrityskauppojen yhteydessä. Julkisoikeudellisen taustani vuoksi olen vähemmän perehtynyt fuusioihin ja yrityskauppoihin. Jos et ole myöskään perehtynyt niihin; fuusio tapahtuu yleensä, kun kaksi yritystä yhdistää voimansa yhtenä uutena kokonaisuutena. Yrityskauppa taas tapahtuu, kun yritys sulautuu täysin toiseen yritykseen ja menettää identiteettinsä, oikeutensa, etuoikeutensa ja vastuunsa jäljelle jäävälle yritykselle.
Clifford Changen virtuaalisen Liiketoiminta ja Ihmisoikeudet -harjoittelujen aikana opin, että riskit, kuten ihmiskauppa toimitusketjussa, voivat periytyä fuusioiden ja yrityskauppojen kautta. Tällaiseen transaktioon osallistuva yritys voidaan nähdä osallistuvan toisen yrityksen rikolliseen toimintaan. Ihmisoikeusloukkausten ja rikosten lisäksi riskit voivat olla myös taloudellisia tai sopimuksellisia. Yllätysten tai oikeustoimien välttämiseksi yritykset aloittavat yleensä asianmukaiset "due diligence" toimenpiteet ennen minkäänlaista kauppaa. Tähän sisältyy riskien tunnistaminen ja arviointi jo ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tästä syystä on yleinen käytäntö suorittaa document review ja käydä läpi kaikki asiaankuuluva yritysdata riskien vähentämiseksi ja onnistuneen transaktion varmistamiseksi.
Kuten aiemmin mainittiin, tapaoikeuden alla käräjäriidan osapuolet voivat pyytää todisteita toisiltaan discovery'n kautta. Itseasiassa, document review on tärkeää riidan molemmille osapuolille. Se antaa kantajalle pääsyn tietoihin, jotka olisi muuten voitu piilottaa, mutta auttaa myös vastaajaa ymmärtämään tapauksen seikat, keksimään erilaisia teorioita ja siten rakentamaan paremman puolustuksen.
Sisäisiä tarkastuksia voidaan tehdä prosessien ja laadun arvioimiseksi tai lakien ja asetusten noudattamiseksi. Sisäiset tarkastukset ovat yrityksissä rutiinikäytäntö, koska ne auttavat ymmärtämään, mitä tehdään oikein ja missä on parannettavaa. Tarkastuksia tehdään kuitenkin myös hätätilanteiden tai epäonnistumisten, kuten tietovuotojen, sattuessa. Jos yritys on joutunut kyberhyökkäyksen kohteeksi ja henkilökohtaisia tietoja on vuotanut, tarvitaan sisäinen tarkastus vuodon laajuuden kartoittamiseksi. Tämä tehdään tarkistamalla vuotaneet asiakirjat ja merkitsemällä kaikki henkilötietoja sisältävät asiaankuuluvien lakien ja määräysten mukaisesti.
Comments
Post a Comment